La participation aux projets de l'Agence Spatiale Européenne (ESA) est ouverte aux acteurs des secteurs privé et public. Pour participer à une activité de l'ESA, l'intéressé doit respecter plusieurs étapes.

Les projets de l'ESA sont annoncés sur le système électronique EMITS ("Electronic Mailing Invitation to Tender System"). Ce système gère et présente tous les Appels d'Offres ouverts ("Invitation to Tender" - ITT) et annonce les Appels à publier dans un futur proche. La consultation de la documentation relative aux Appels ouverts n'est possible que pour les utilisateurs enregistrés.

Avant toute soumission à l'ESA, chaque proposition de projet doit être discutée avec la délégation du Luxembourg auprès de l'ESA: le Ministère de l'Enseignement supérieur et de la Recherche (MESR) et Luxinnovation, l'Agence nationale pour la promotion de l'innovation et de la recherche, Point de Contact National de l'ESA. Cette démarche vise à:

• évaluer si le projet envisagé correspond à la stratégie et aux priorités nationales pour le secteur spatial 
• assurer une gestion adaptée des ressources financières disponibles

Avant de soumettre une proposition à l'ESA, l’intéressé doit entrer en contact avec Luxinnovation et doit:

• télécharger et compléter la demande de support ainsi que le formulaire de présentation de l'entreprise ou de présentation de l'organisme de recherche publique
• soumettre les 2 formulaires remplis à Luxinnovation (le formulaire de présentation doit être envoyé à Luxinnovation une fois par an) 
• attendre les commentaires et la validation des formulaires par Luxinnovation qui transmet les formulaires finalisés au MESR. Si une lettre de support de la délégation est requise, elle sera émise par le MESR sur la base du formulaire finalisé

En parallèle, l’intéressé doit:

• préparer la proposition de projet qu'il souhaite soumettre à l'ESA 
• envoyer cette proposition en version draft à Luxinnovation au plus tard 2 semaines avant la date limite indiquée dans l'Appel d'Offre 
• attendre les commentaires et la validation de la proposition par Luxinnovation 
• envoyer la proposition finale à l'ESA et à Luxinnovation qui la transmet au MESR